Die Zukunft des Rechnungswesens:
eRechnungen im Fokus
Der Countdown läuft: Alles was Sie für 2025 wissen müssen, jetzt handeln lohnt sich!
Die Einführung von eRechnungen ab Januar 2025 bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und wertvolle Ressourcen freizusetzen, indem sie manuelle Aufwände reduzieren und eine nahtlose Integration in ihre bestehenden Systeme ermöglichen. Darüber hinaus fördert die Nutzung standardisierter Formate wie XML und ZUGFeRD nicht nur die Interoperabilität, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Behörden, was letztendlich zu einer verbesserten Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit führt.
Für wen gilt die eRechnungspflicht?
Die eRechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen, sowie für im Inland ansässige Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmen erbringen. Dies umfasst Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an Bundesbehörden, Landesbehörden, kommunale Einrichtungen oder andere öffentliche Stellen verkaufen.
Vorteile:
Kosteneinsparungen:
- Die Verarbeitung von eRechnungen ist in der Regel kostengünstiger als die Bearbeitung von Papierrechnungen, da sie weniger manuelle Arbeit erfordern.
Zeitersparnis:
- eRechnungen können schneller verarbeitet werden als Papierrechnungen, was zu beschleunigten Zahlungszyklen führt.
Umweltfreundlichkeit:
- Die Nutzung von E-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und minimiert somit den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen.
Vermeidung von Fehlern:
- Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Fehler durch manuelle Dateneingabe minimiert werden.
Sicherheit:
Technologie:
- Die Umsetzung von eRechnungen erfordert in der Regel spezielle Software oder Systeme, die in der Lage sind, elektronische Rechnungsdaten zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Diese Systeme können entweder in-house entwickelt oder von externen Dienstleistern bereitgestellt werden.
- eRechnungen bedeuten mehr als nur den Versand digitaler Dokumente; sie stehen für Effizienz, Sicherheit und die Reduktion von Fehlern durch standardisierte Formate wie XML und ZUGFeRD.
Internationale Standards:
- Es gibt verschiedene internationale Standards und Initiativen zur Förderung der Interoperabilität von eRechnungen zwischen verschiedenen Organisationen und Ländern. Dazu gehören beispielsweise PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) und CEN (European Committee for Standardization).
In Deutschland werden verschiedene Formate für elektronische Rechnungen unterstützt, wobei die europäische Norm EN 16931 die Grundlage bildet. Hier sind die wichtigsten Formate:
- XRechnung: Dies ist das offizielle Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Es basiert auf der europäischen Norm und verwendet das XML-Format.
- ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert ein PDF-Dokument mit einer strukturierten XML-Datei. Es ermöglicht die Darstellung einer menschenlesbaren Rechnung im PDF-Format zusammen mit strukturierten Daten, die automatisch von Software verarbeitet werden können.
- Factur-X: Ähnlich wie ZUGFeRD kombiniert Factur-X ein PDF mit einer XML-Datei, um sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen bereitzustellen. Es basiert auf den internationalen Standards von UN/CEFACT und ISO.
- UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII): Dieses Format wird von der UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) entwickelt und ist ein XML-basiertes Format für den elektronischen Rechnungsaustausch.
- EDIFACT: Ein älteres, aber immer noch verwendetes Format für den elektronischen Datenaustausch. Es handelt sich um einen internationalen Standard, der von der UN empfohlen wird. In Deutschland wird es insbesondere im B2B-Bereich verwendet.
Ablauf:
Ab dem 27. November 2020 akzeptieren ausschließlich Bundesbehörden ausschließlich elektronische Rechnungen. Einige Bundesländer haben bereits die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht gemacht, und praktisch alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene, in den Ländern und Kommunen müssen digitale Rechnungen akzeptieren.
Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ohne vorherige Zustimmung des Empfängers ausstellen. Empfänger sind faktisch verpflichtet, elektronische Rechnungen in diesen Formaten zu akzeptieren.
Bis Ende 2026 können für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden (für Umsätze aus 2025 und 2026). Das Gleiche gilt für elektronische Rechnungsformate, die noch nicht den Anforderungen entsprechen, sofern der Rechnungsempfänger diesem Format zugestimmt hat.
Einfache Lösungen für den digitalen Wandel
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FAQ:
Ab wann gilt die Pflicht für eRechnungen?
Ab 2025 müssen Unternehmen eRechnungen empfangen können, ab 2027 ist auch das Senden von eRechnungen verpflichtend.
Was ist eine eRechnung?
Eine eRechnung ist ein elektronisches Rechnungsdokument, das in einem standardisierten Format, wie XML oder ZUGFeRD, erstellt wird. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte und effiziente Verarbeitung.
Welche Formate gelten für eRechnungen?
eRechnungen müssen in einem standardisierten Format wie XML oder ZUGFeRD erstellt werden, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen.
Kann ich eine PDF als eRechnung versenden?
Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der eRechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.
Wer ist von der eRechnungs-Pflicht betroffen?
Jedes Unternehmen, das am Geschäftsverkehr teilnimmt, einschließlich Handwerker und Freiberufler, muss ab 2025 eRechnungen empfangen und versenden können.
Was passiert, wenn ich die Anforderungen nicht erfülle?
Unternehmen, die den gesetzlichen Anforderungen nicht nachkommen, könnten mit Schwierigkeiten im Geschäftsverkehr oder sogar mit rechtlichen Konsequenzen konfrontiert werden.
Sind steuerbefreite Rechnungen von der eRechnungspflicht ausgeschlossen?
Nein, steuerbefreite Rechnungen sind nicht pauschal von der E‑Rechnungspflicht ausgeschlossen und sollten in elektronischer Form eingereicht werden.
Welche Aufbewahrungsfrist gibt es bei eRechnungen?
Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen.
Smart Solutions bietet eine leicht integrierbare Plattform namens JobRouter® dieser unterstützt eine Vielzahl digitaler Prozesse, von der eRechnung bis hin zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und vielem mehr.
