Automatisierung von Prozessen

Prozessautomatisierung bei qualitätssichernden Prozessen

Die Möglichkeit, Geschäfts- und IT-Prozesse effizienter, schneller, kostengünstiger und vor allem qualitativ hochwertiger durchzuführen, wird immer mehr zum zentralen Faktor für künftige Wettbewerbsfähigkeit. Die Automatisierung von Aufgaben, Prozessschritten und vollständigen Prozessen, auch über Abteilungsgrenzen hinweg, spielt dabei eine große Rolle. Automatisierte Prozessabläufe sparen Zeit und sind häufig zuverlässiger und weniger fehleranfällig. Sie können daher zu erheblichen Produktivitätssteigerungen und Kostenersparnissen beitragen. Diese beiden Punkte sind vor allem für qualitätssichernde Prozesse entscheidend. Während bei flexiblen, teils kreativen Aktivitäten der Mensch der Maschine klar überlegen ist, ist die Maschine bei stupiden, sich immer wieder wiederholenden Aktivitäten fast ausnahmslos besser und sehr viel schneller. Die Vollständigkeit und Korrektheit von qualitätsrelevanten Aktivitäten lassen sich bei einem automatisierten Prozess sicherstellen und nachvollziehen.

Hintergrund Vektor erstellt von macrovector – de.freepik.com

Dennoch ist nicht jede Tätigkeit von einem Computer durchführbar und manchmal ist die Kreativität und Flexibilität eines Menschen erwünscht oder sogar zwingend notwendig. Der Automatisierungsgrad ist damit ein wichtiger Indikator für den Prozessreifegrad innerhalb einer Firma. D.h. wie effizient ein Prozess durchgeführt werden kann. Schneller (Zeit), weniger Fehler (Qualität) bedeutet am Ende auch kostengünstiger (Kosten). Damit bietet die Prozessautomatisierung eine Möglichkeit alle drei Ecken des Magischen Dreiecks aus Zeit, Qualität und Kosten zu optimieren. Insbesondere, wenn der Mensch in seiner Aufgabe bestmöglich unterstützt wird.

Aber nicht nur aus der Sicht der Unternehmung bietet Automatisierung Vorteile, sondern an vielen Stellen auch für den Mitarbeiter. Nur selten geht es um den Abbau von Ressourcen. Häufiger geht es vielmehr darum, durch Vermeidung von stupiden, sich wiederholende Tätigkeiten Freiräume zu schaffen, die von den Mitarbeitern für werthaltigere Arbeiten, für die verschiedene menschlichen Kompetenzen benötigt werden, genutzt werden können. Kurz gesagt, die zur Verfügung stehende Zeit besser und auch für den Mitarbeiter interessanter zu nutzen. Durch das Zusammenwirken hochautomatisierter Prozesse mit vom Menschen durchgeführten Schritte kann zusätzlich sichergestellt werden, dass vorgegebene (interne oder gesetzliche) Prozess- und Reporting-Standards sowie Compliance-Regeln eingehalten werden.

Die Smart Solutions für Industry AG hat einem Softwarelieferanten für eine Testplattform für das Testen von Fahrerassistenzsystemen dabei geholfen, ihren Software-Release-Prozess, ein Prozess zur Zusammenführung, Absicherung auf Fehlerfreiheit und Auslieferung eines neuen Softwarestandes, BPMN 2.0 konform aufzunehmen und hinsichtlich Automatisierungspotential zu analysieren und dabei Optimierungspotentiale aufzuzeigen. Zum einen, um den Ist-Zustand des Prozesses zu dokumentieren und damit für das Management, aber auch für die zuständigen Personen, transparent zu machen. Zum anderen, um die Aktivitäten herauszuarbeiten, die das höchste Automatisierungspotential bieten.

Automatisierungsgradanalyse eines Software-Release-Prozesses

Prozessautomatisierung - Analyseprozess — BPMN-Modell des Vorgehens bei der Erhebung und Analyse des Prozesses

Ziel des Projektes war es, den Automatisierungsgrad eines Software-Release-Prozesses zu ermitteln, um Verbesserungspotential hinsichtlich der Automatisierung herauszuarbeiten. Wichtig war es insbesondere darauf zu achten, wo menschliche Schritte gezielt bleiben sollen und wie diese systematisch integriert und abgesichert werden können. Außerdem sollte durch die klare Darstellung des Prozesses in Form eines BPMN-Modells die kommunikativen Schnittstellen herausgearbeitet, ein verbessertes gemeinsames Verständnis über den Prozess geschaffen und eine übersichtliche Dokumentation des Prozesses erreicht werden.

Die Prozessaufnahme

Um eine Prozessanalyse durchführen zu können, muss im ersten Schritt eine Ist-Prozessaufnahme durchgeführt werden. Dabei soll explizites Wissen in Form von Dokumenten und implizites Wissen der prozessbeteiligten Mitarbeiter zusammengetragen und durch geeignete Darstellung und Aufbereitung externalisiert werden. Als Darstellungsform eignen sich Modelle, die die Realität vereinfacht und einheitlich für alle verständlich darstellen können. Für Prozesse wird hierfür häufig auf die Modellierungssprache Business Process Model and Notation (BPMN) zurückgegriffen. Zur Aufnahme solcher Modelle bieten sich mit Interviews, Workshops, Fragebögen und Arbeitsplatzanalysen vier verschiedene Methoden an, die häufig auch in Kombination genutzt werden können. Im vorliegenden Projekt wurden Interviews mit den Prozessbeteiligten als Vorgehen gewählt.

In diesem Projekt wurden alle Prozessteilnehmer in Einzel-Interviews nach ihren Arbeitsaktivitäten rund um den ausgewählten Prozess befragt. Die Antworten wurden aufgenommen, dokumentiert und in ein BPMN-Modell überführt. Um die korrekte Überführung sicherzustellen und Missverständnisse auszuschließen, wurde der so dokumentierte Ablauf in einem zweiten Termin mit der jeweilig beteiligten Person geprüft und verfeinert. Nach der erfolgreichen Aufnahme aller Prozessaktivitäten und den relevanten Artefakten (Modellelementen) wurde die Prozessdokumentation in einem Abnahmetermin, in dem alle Prozessbeteiligten teilgenommen haben, als Gesamtmodell bestätigt.

Aufgrund der aktuellen Lage wurden alle Termine und jegliche weitere Zusammenarbeit unter Zuhilfenahme verschiedener Online-Tools durchgeführt.

Die Prozessanalyse

Allein die Aufnahme von Prozessen und die transparente Darstellung in Form eines BPMN-Modells können Verbesserungspotentiale aufzeigen, dadurch, dass die Prozessbeteiligten zum aktiven Nachdenken über den Prozess angeregt werden, sich miteinander unterhalten und der Prozess in seiner Gänze transparent gemacht wird und somit Potentiale sichtbar werden. Zudem kann so ein Modell nachfolgend als Input für weitere vertiefende Analysen dienen. Mit solchen Analysen wird der Prozess bewertbar und Schwachstellen, Verbesserungspotentiale und Ursachen für mögliche Abweichungen zwischen IST- und SOLL-Leistungen des Prozesses erkennbar. Dabei können sich die Analysen auf verschiedene Untersuchungsziele beziehen, wie z.B. Einsparung von Kosten, Straffung von Arbeitsabläufen oder Verbesserung der Kundennähe.

In dieser Prozessanalyse wurde der Fokus auf den Automatisierungsgrad des Software-Release-Prozesses gelegt. Dabei sollte festgestellt werden, wie hoch der automatisierte Arbeitsanteil schon ist und wo es noch weitere sinnvolle Potentiale gibt, händischen Aufwand in automatisierte Tätigkeiten zu überführen. Ziel der Arbeit ist es, den händischen Aufwand und die Fehleranfälligkeit weiter zu reduzieren und zukünftig ein automatisiertes Reporting zu ermöglichen.

Das Vorgehen zur Erreichung dieser Ziele lässt sich in drei Schritte unterteilen. Im ersten Schritt ging es um die Erarbeitung einer Formel zur Berechnung des Automatisierungsgrades und darauf basierend einer Möglichkeit zur Bewertung des Automatisierungspotentials der einzelnen Schritte. Weiter wurde eine Zuordnung der Schritte zu den erstellten Artefakten vorgenommen, um den Fokus mehr auf das erbrachte Ergebnis zu lenken.

Zur Erhebung der Faktoren haben wir uns zu einer Schätzung der Prozessbeteiligten entschieden. Die Affinität der Prozessbeteiligten für Automatisierung und ihr Wissen über die Automatisierungsmöglichkeiten ihrer Tätigkeiten machte eine Schätzung möglich, mit derer wir in kurzer Zeit ein sehr gutes Bild über den aktuellen Stand des Prozesses als auch den Möglichkeiten für weitere Automatisierung bekommen konnten.

Mit den erhobenen Faktoren konnte für jedes Output-Artefakt (Ergebnis eines oder mehrerer Prozessaktivitäten) ein Automatisierungsgrad berechnet werden. Mit dem Durchschnitt über alle Output-Artefakte konnte zudem ein Gesamtbild über den Automatisierungsgrad des Prozesses generiert werden. Weitere erhobene Faktoren zur Bewertung des Automatisierungspotentials können nun im Anschluss verwendet werden, um die Schritte herauszuarbeiten, bei denen das Automatisierungspotential am größten ist. Zu der Entscheidung, welche Schritte zuerst angegangen werden sollen, sollten zusätzlich noch die Kosten für die Umsetzung kalkuliert und ins Verhältnis mit dem Potential gesetzt werden.

Das Projekt im Rückblick

Durch die erstmalige Dokumentation des Release-Prozesses konnten wir ein gemeinsames Verständnis unter allen Prozessbeteiligten aufbauen, mit ihnen zusammen erste Optimierungspotentiale erarbeiten und eine intuitive Darstellung erreichen. Des Weiteren haben wir es geschafft, Transparenz in den Automatisierungsgrad des Prozesses zu erzeugen und weitere Automatisierungspotentiale für das Unternehmen herauszuarbeiten und bewertbar zu machen. Mit der Umsetzung der gefundenen Verbesserungsmöglichkeiten wird die Qualität der Artefakte und somit der produzierten Software weiter gesteigert. Im Feedbackgespräch haben sich die Mitarbeiter positiv zum Vorgehen geäußert. Insbesondere, dass sie der Ausgangspunkt für Prozessverbesserungen waren und über die quantitative Bewertung ihr Beitrag in ihrer Rolle und zur Automatisierung sichtbar gemacht wurde.